Fluxo de caixa para makers: como não ficar sem dinheiro

Muitos negócios de impressão 3D dão lucro no papel, mas vivem sem dinheiro no caixa. O problema é o tempo: você compra filamento hoje, imprime durante a semana e só recebe quando entrega. Se as contas chegam antes do pagamento dos clientes, falta dinheiro. O fluxo de caixa é a ferramenta para enxergar isso com antecedência.

Neste guia você vai ver como montar o seu fluxo de caixa do zero, como fazer a previsão do mês, quanto dinheiro deixar no caixa para a produção não parar e o que fazer quando o saldo vai ficar negativo.

Lucro e caixa são a mesma coisa?

Não. O lucro mede se as vendas cobrem os custos. O caixa mede quanto dinheiro existe agora. Veja a diferença:

Um mês pode ter lucro e, mesmo assim, faltar dinheiro, por exemplo, se um cliente grande só paga em 30 dias e você precisou comprar muito filamento para o pedido dele.

Como montar um fluxo de caixa simples?

Basta registrar, com data, todas as entradas e saídas:

O saldo mostra, a cada dia, quanto dinheiro o negócio tem. Se em algum dia ele fica negativo, é sinal de que as contas vieram antes das vendas.

Nas empresas maiores, o fluxo de caixa é uma das principais ferramentas de gestão financeira, justamente porque projeta o saldo dos dias que ainda vão chegar. No negócio de impressão 3D, a lógica é a mesma, só que com bem menos linhas.

Como organizar a planilha

Uma planilha simples resolve. Use uma linha por movimento e estas colunas: data, descrição, categoria, entrada, saída e saldo. A coluna de categoria (material, embalagem, taxas, contas fixas, máquina, pró-labore) é a que depois mostra para onde o dinheiro foi.

Acrescente mais uma coluna para marcar se o movimento é “previsto” ou “realizado”. Quando o dinheiro cair ou a conta for paga, troque para realizado. Assim, a mesma planilha serve para o que já aconteceu e para o que vem pela frente.

Faça a previsão das próximas semanas

O fluxo de caixa fica mais útil quando você também registra o que vai acontecer:

• Vendas já combinadas e datas de pagamento.
• Contas fixas com vencimento (MEI, internet, parcela da impressora).
• Compras planejadas (filamento, peças de reposição).

Com isso, você vê hoje que na terceira semana o dinheiro vai apertar e pode agir antes: cobrar uma entrada, adiar uma compra, fazer uma promoção de pronta entrega.

Para a previsão, seja conservador: anote as vendas que já estão combinadas, com data, e não as que você espera fechar. É melhor se surpreender com dinheiro sobrando do que contar com uma venda que não veio.

Previsão para as datas de muita venda

Antes de datas fortes, como Dia das Mães e Natal, o caixa aperta antes de melhorar. Você compra filamento e embalagem semanas antes, imprime peças para ter pronta entrega e só recebe quando vende. Monte a previsão dessas semanas com antecedência e veja se o saldo aguenta as compras. Se não aguentar, comece a vender antes, com encomendas e entrada, para o próprio cliente ajudar a pagar o material.

Como evitar ficar sem dinheiro?

Dá para evitar a maior parte dos apertos com cinco cuidados. Nenhum deles exige sistema, só hábito.

Cobre entrada nas encomendas

Pedir 50% de entrada em encomendas personalizadas cobre o material e reduz o risco de o cliente desistir depois de a peça estar pronta. Veja como tratar o cliente que some depois do orçamento.

Mantenha um estoque mínimo de filamento

Compre filamento aos poucos, mas nunca deixe acabar as cores mais vendidas. O guia de como controlar o estoque de filamento mostra como definir o estoque mínimo.

Separe o dinheiro pessoal do negócio

Misturar as contas é a principal causa de “não sei para onde foi o dinheiro”. Veja como separar o dinheiro pessoal do negócio.

Tenha uma reserva de emergência

Uma reserva equivalente a um ou dois meses de custos fixos ajuda nos meses fracos, na quebra de uma impressora ou num atraso de pagamento. O artigo sobre quanto guardar para reinvestir mostra como montar essa reserva.

Cuidado com prazos longos de pagamento

Empresas e marketplaces podem pagar em 15, 30 dias ou mais. Antes de aceitar um pedido grande com prazo longo, confira se o caixa aguenta comprar o material e esperar.

Um pedido grande, com e sem entrada

Veja na prática como a entrada muda o caixa. Uma empresa encomenda R$ 1.200 em peças, com entrega em 20 dias. O material custa R$ 300 e precisa ser comprado no primeiro dia. As embalagens, R$ 60, são compradas no dia 18. O negócio começa com R$ 200 no caixa.

O resultado final é o mesmo: R$ 1.040 nos dois casos. A diferença está no caminho. Sem entrada, o caixa fica negativo por quase três semanas, e alguém precisa cobrir esse buraco, quase sempre o seu dinheiro pessoal ou o cartão de crédito. Com a entrada, o próprio cliente financia o material do pedido dele.

Quanto dinheiro deixar no caixa para a produção girar

Além da reserva de emergência, o negócio precisa de um dinheiro “de trabalho”, que paga o material antes de o cliente pagar a peça. As empresas chamam isso de capital de giro.

Uma conta simples ajuda a achar o seu número. Se você gasta R$ 150 por semana com filamento e embalagens e leva, em média, duas semanas entre comprar o material e receber do cliente, precisa de uns R$ 300 no caixa só para manter a produção andando. Abaixo disso, cada pedido novo depende de um pagamento antigo cair a tempo.

Esse valor muda com o seu jeito de vender. Quem cobra entrada e recebe no Pix precisa de pouco capital de giro. Quem vende para empresas com prazo de 30 dias ou depende do repasse de marketplace precisa de mais.

Quando o dinheiro entra em cada canal de venda

Cada canal tem o seu tempo de pagamento, e o fluxo de caixa precisa respeitar esse tempo. Um resumo para usar na hora de montar a previsão:

Na feira, anote também os custos do dia: inscrição, transporte e alimentação. Uma feira que vendeu R$ 800, mas custou R$ 250 para participar, deixou R$ 550 no caixa antes de contar o custo das peças vendidas. Sem esse registro, a feira parece melhor do que foi.

Quais entradas e saídas registrar?

Entradas:

• Vendas por Pix, dinheiro e cartão (na data em que o dinheiro cai).
• Entradas de encomendas.
• Repasses de marketplaces.

Saídas:

• Filamento, resina e insumos.
• Embalagens e frete.
• Energia (a parte da impressão, se possível estimar).
• Taxas de cartão e de marketplace.
• MEI, sistemas, internet.
• Parcelas de impressoras e manutenção.
• Pró-labore (sua retirada fixa).

Venda parcelada e repasse de marketplace

Aqui mora boa parte dos sustos. Na maquininha, uma venda parcelada costuma cair na conta parcela por parcela, mês a mês, a não ser que você pague uma taxa para antecipar. Uma venda de R$ 300 em três vezes vira três entradas de cerca de R$ 100, menos a taxa, ao longo de três meses.

No marketplace, o dinheiro também não chega no dia da venda. Ele costuma ser liberado depois da entrega e de um prazo da plataforma. Anote no fluxo de caixa a data em que o valor deve cair na conta, já sem a comissão, e não o dia em que o cliente comprou.

Para onde o dinheiro está indo

Com as saídas separadas por categoria, o fechamento do mês mostra o peso de cada uma. Um exemplo de mês com R$ 2.000 de saídas:

Se a embalagem passar de 10% para 20% das saídas em poucos meses, por exemplo, você descobre o problema antes de ele virar prejuízo.

Com que frequência atualizar?

O ideal é registrar as movimentações no mesmo dia. Se não for possível, reserve 15 minutos por semana para atualizar tudo. Uma vez por mês, compare o previsto com o que realmente aconteceu e ajuste a previsão do mês seguinte.

Uma rotina semanal que cabe nesses 15 minutos:

1. Abra o extrato da conta do negócio.
2. Lance as entradas e saídas que ficaram faltando.
3. Confira se o saldo da planilha bate com o saldo do banco.
4. Atualize a previsão das próximas quatro semanas.

Se o saldo da planilha não bater com o do banco, procure a diferença na hora. Uma semana de atraso transforma uma diferença pequena num mistério difícil de resolver.

Planilha ou sistema?

Uma planilha simples resolve para quem tem poucas vendas. Quando o volume cresce, registrar cada venda à mão toma tempo e gera erro. No Meu Sócio 3D, as vendas registradas alimentam o painel financeiro com receita, custos e lucro. O guia planilha ou sistema compara as duas opções. Seja qual for a ferramenta, o que faz diferença é o hábito de lançar tudo e olhar a previsão toda semana.

Exemplo de previsão para o mês

Uma previsão simples, feita no começo do mês, já mostra onde o caixa aperta:

A terceira semana é o ponto de atenção: o saldo cai porque o pró-labore e a compra de filamento vencem juntos. Mudar a data do pró-labore ou antecipar uma entrada de cliente resolve o aperto.

Veja com números. Suponha que, dos R$ 850 da terceira semana, R$ 600 sejam o pró-labore e R$ 250, o filamento. Se o pró-labore passar para a quarta semana, a terceira fecha com R$ 970 em vez de R$ 370, e a quarta termina com os mesmos R$ 1.070. O mês continua igual. Só a semana mais apertada deixa de existir.

Antes de uma compra grande, olhe a previsão

O fluxo de caixa também ajuda a decidir compras maiores, como uma segunda impressora parcelada. No exemplo acima, o menor saldo do mês é R$ 370, na terceira semana. Uma parcela nova de R$ 300 vencendo nessa semana deixaria só R$ 70 de folga, e qualquer atraso de cliente viraria aperto. Nesse caso, vale escolher outra data de vencimento ou juntar uma parte do valor antes de comprar.

O que fazer quando o caixa vai ficar negativo

Se a previsão mostra um saldo negativo daqui a duas semanas, você tem tempo para agir. Algumas saídas, da mais simples para a mais difícil:

1. Antecipe entradas. Cobre a entrada das encomendas já combinadas e lembre quem tem saldo a pagar.
2. Venda o que está pronto. Peças de pronta entrega ou um kit com desconto pequeno trazem dinheiro rápido.
3. Adie o que pode esperar. A compra de uma cor nova ou de uma ferramenta pode ficar para a semana seguinte.
4. Mude datas. O seu pró-labore pode ser pago alguns dias depois, e algumas contas aceitam outra data de vencimento.
5. Use a reserva, e anote. Ela existe para isso. Depois, reponha aos poucos.

Evite cobrir o buraco com o cheque especial ou com o rotativo do cartão de crédito, que costumam ter juros muito altos. Um aperto de duas semanas pode virar uma dívida de meses.

Erros comuns no fluxo de caixa

• Lançar a venda no dia do pedido. No fluxo de caixa, a venda entra quando o dinheiro cai na conta.
• Esquecer as taxas. O valor que chega é o preço menos a taxa do cartão ou a comissão do marketplace. Lance o valor líquido.
• Ignorar os gastos pequenos. Cola, lixa, fita e saquinhos parecem nada, mas somados pesam no fim do mês.
• Contar com dinheiro sem data. “O cliente vai pagar” não é previsão. Só entra na previsão o que tem data combinada.
• Atualizar só quando sobra tempo. Um fluxo de caixa desatualizado engana mais do que ajuda.

Sinais de alerta no caixa

Alguns sinais mostram que o caixa vive no limite, mesmo quando as vendas vão bem:

• O saldo fica perto de zero toda semana.
• Você usa o cartão pessoal para comprar filamento.
• Atrasa contas do negócio esperando pagamento de clientes.
• Não sabe dizer quanto tem a receber.

Se algum desses sinais aparece com frequência, revise preços, prazos de recebimento e retiradas pessoais.