Como controlar as contas do seu negócio de impressão 3D

Quando o negócio de impressão 3D é pequeno, dá para tocar de cabeça. Mas basta crescer um pouco que os números se perdem: você não lembra quanto gastou de filamento, nem se aquele mês foi bom.

Controlar as contas do negócio 3D é anotar tudo que entra e tudo que sai, separar por tipo e olhar o resultado no fim do mês. Neste post vou mostrar como fazer isso do jeito mais simples possível, com exemplo em reais, e como evoluir sem se enrolar.

A boa notícia é que você não precisa entender de contabilidade nem de nada difícil. Precisa de disciplina para anotar e de um lugar para juntar os números. Vou explicar o que anotar, como separar por tipo, como ler o resultado do mês, o que fazer com esse número e por onde começar.

Por que controlar as contas do negócio 3D faz diferença

Sem controle, você trabalha no escuro. Vende, gasta, e no fim do mês só sabe se o saldo da conta subiu ou desceu, sem entender o porquê. Isso é perigoso, porque você pode estar tendo prejuízo e nem perceber, ou estar deixando de ganhar dinheiro sem saber onde.

Controlar as contas do negócio 3D resolve isso porque te dá respostas. Você passa a saber quanto gastou de material, se o preço das peças cobre os custos, qual mês foi melhor e para onde o dinheiro está indo. Com essas respostas na mão, você decide melhor.

• Sabe se pode baixar o preço numa promoção sem sair no prejuízo.
• Sabe se vale a pena comprar uma segunda máquina.
• Sabe quanto pode tirar para você sem quebrar o negócio.

Nada disso é possível quando os números estão só na sua cabeça. A memória engana; o registro não.

O que anotar: tudo que entra e tudo que sai

A base do controle é registrar dois tipos de movimento: o dinheiro que entra e o dinheiro que sai. Toda vez que acontece um dos dois, você anota.

O que entra é fácil: cada venda. Anote a data, o que foi vendido e o valor recebido.

O que sai é onde muita gente falha, porque são muitos gastos pequenos e é fácil esquecer. Anote toda saída, mesmo as miúdas:

• Compra de filamento ou resina.
• Conta de luz (a parte que a impressora gasta).
• Embalagem, etiqueta, saco.
• Peça de reposição da máquina, bico, correia.
• Lixa, cola, tinta, acabamento.
• Taxa da maquininha ou do Pix.
• Frete que você pagou.
• O seu salário (o pró-labore que você tira).

Para cada saída, anote a data, o que foi e o valor. Anotar na hora é o que faz o controle funcionar. Se você deixa para lembrar no fim do mês, esquece metade, e o controle fica furado.

A regra de ouro é simples: anotou na hora, o controle funciona. Deixou para depois, o controle mente.

Como fica cada anotação

Cada movimento vira uma linha, com cinco informações: a data, o que foi, o tipo, e o valor na coluna de entrada ou de saída. Veja alguns exemplos:

Com as linhas nesse formato, somar no fim do mês fica fácil: uma soma para a coluna “Entrou”, outra para a coluna “Saiu” e uma soma por tipo.

Onde anotar no começo

No começo, qualquer lugar serve, contanto que você use sempre o mesmo. Pode ser um caderno, o bloco de notas do celular ou uma planilha simples. O importante não é a ferramenta, é o hábito de registrar todo movimento no mesmo lugar.

Guarde os comprovantes

Junte as notas, os recibos e os comprovantes de Pix das compras do negócio numa pasta, de papel ou no celular. Eles ajudam a conferir as contas quando algum número não bate e são úteis na hora de somar o ano, por exemplo, na declaração anual de quem é MEI.

Como separar as contas por tipo

Anotar tudo junto já ajuda, mas separar por tipo (o nome chique é “categoria”) ajuda muito mais. Categoria é só um jeito de agrupar gastos parecidos, para você ver onde o dinheiro está indo.

Para um negócio de impressão 3D, algumas categorias que funcionam bem:

• Material: filamento, resina, tudo que vira peça.
• Energia: a luz que a máquina gasta.
• Máquina: peças de reposição, conserto, desgaste guardado.
• Embalagem e envio: caixa, plástico, frete.
• Acabamento: lixa, cola, tinta.
• Taxas: maquininha, Pix, aplicativo.
• Você: o seu pró-labore.
• Vendas: aqui entra o dinheiro que entrou.

Comece com poucas categorias, entre seis e oito, como as da lista. Categoria demais vira trabalho na hora de anotar; de menos esconde o que você quer enxergar.

Com as saídas separadas por tipo, você descobre coisas úteis. Por exemplo, pode notar que gasta muito mais com taxa de maquininha do que imaginava, ou que a embalagem está pesando mais do que devia. Sem separar, esses números ficam escondidos no meio do bolo.

Gastos fixos e gastos que variam

Vale também marcar quais gastos são fixos e quais variam com as vendas. Fixos são os que vêm todo mês, vendendo muito ou pouco: o DAS de quem é MEI, a internet, o seu pró-labore. Os que variam crescem junto com as vendas: material, embalagem, taxas e frete.

Essa divisão mostra quanto você precisa vender só para pagar os fixos. É a conta do ponto de equilíbrio do negócio 3D, que diz o mínimo que o mês precisa faturar para não fechar no vermelho.

Como ver o resultado do mês

No fim do mês, você junta tudo: soma o que entrou, soma o que saiu (por categoria, para enxergar melhor) e faz a subtração. O que sobra é o resultado do mês. Vamos a um exemplo fechado.

Nesse mês, entrou R$ 1.800 e saiu R$ 1.500 no total, então sobrou R$ 300, já pagando o seu salário. Esse é o resultado. Se tivesse dado número negativo, o mês teria fechado no vermelho, e você saberia na hora, com tempo de corrigir.

Esse resumo é uma versão simples do que os contadores chamam de demonstração do resultado do exercício, a DRE: as vendas no topo, os gastos abaixo e o resultado no fim.

Olhe também as porcentagens

Além do valor, compare cada gasto com as vendas. No exemplo, o material foi R$ 360 de R$ 1.800, ou 20% das vendas. O resultado de R$ 300 foi 16,7% das vendas: de cada R$ 100 vendidos, sobraram cerca de R$ 16,67 depois de pagar tudo, inclusive você.

As porcentagens ajudam a comparar meses de tamanhos diferentes. Se o material passa de 20% para 28% das vendas, alguma coisa mudou: o filamento subiu, as falhas aumentaram ou o preço das peças ficou para trás.

Compare os meses

Um mês sozinho conta pouco. O controle fica útil de verdade quando você compara vários meses lado a lado. Aí você vê se o material está subindo, se as vendas estão crescendo, se aquele mês ruim foi um caso isolado ou uma tendência.

Repare em setembro. As vendas caíram R$ 600 em relação a agosto, mas as saídas caíram só R$ 210, porque uma parte delas é fixa, como o pró-labore. Resultado: o mês quase empatou. Sem a comparação, você só ia sentir que “setembro foi apertado”, sem saber o motivo.

Saldo da conta não é resultado

Uma confusão comum é olhar o saldo do banco e achar que ele é o resultado do mês. Não é. O saldo pode incluir sinal de cliente de um pedido que ainda nem foi feito, ou deixar de mostrar uma compra no cartão que só vai ser paga no mês seguinte. O post sobre como saber se o seu negócio 3D está dando lucro explica essa diferença com calma.

Para não ser pego de surpresa por contas que vencem antes de o dinheiro entrar, vale também acompanhar o fluxo de caixa da impressão 3D, que olha para as datas de cada entrada e saída.

Como fechar o mês, passo a passo

O fechamento é o momento em que as anotações viram informação. Separe meia hora no primeiro dia útil do mês e siga esta ordem:

1. Confira as entradas com o extrato. A soma das vendas anotadas precisa bater com o que entrou na conta do negócio. Se não bate, alguma venda ficou sem anotação.
2. Lance o que faltou. A fatura do cartão, a conta de luz e as taxas que só aparecem no extrato.
3. Some por tipo. Material, energia, máquina, embalagem, acabamento, taxas e o seu pró-labore.
4. Calcule o resultado e as porcentagens. Vendas menos saídas, e o peso de cada tipo nas vendas.
5. Compare e decida. Ponha o mês ao lado do anterior e anote uma decisão para o próximo, mesmo que pequena.

A última etapa é a que mais se esquece. Uma decisão por mês, como rever o preço de uma peça ou trocar de fornecedor de embalagem, já faz o controle valer o tempo gasto.

O que fazer com o número do resultado

Fechar a conta não serve para nada se você não usa o resultado para decidir. O número te dá pistas:

1. Se sobrou bem: ótimo, dá para separar uma parte para reinvestir (guardar para a máquina, comprar mais material) e talvez aumentar o seu pró-labore.
2. Se sobrou pouco: olhe as categorias. Onde dá para cortar? Ou será que o preço das peças precisa subir um pouco?
3. Se ficou no vermelho: é sinal de alerta. Ou você vende mais, ou corta gasto, ou revê os preços. Descobrir cedo é o que evita a bola de neve.

Repare que o controle não é só para saber. É para agir. O número aponta o caminho e você decide o passo seguinte.

Exemplo: o filamento subiu, e agora?

Com as contas em dia, dá para responder essa pergunta com número, e não no susto. No mês do exemplo, o material custou R$ 360. Se o filamento sobe 15%, o mesmo material passa a custar R$ 414, ou seja, R$ 54 a mais. Sem mudar nada, o resultado cai de R$ 300 para R$ 246.

Para manter os R$ 300, você precisa recuperar esses R$ 54. Como as vendas foram de R$ 1.800, isso dá um reajuste de cerca de 3% nos preços. Repare que o filamento subiu 15%, mas o preço só precisa subir 3%, porque o material é só uma parte (20%) do que você vende. Sem as contas na mão, a tentação seria aumentar demais ou não aumentar nada.

Se você é MEI, o controle ajuda duas vezes

Quem é MEI paga o DAS todo mês e, uma vez por ano, entrega a declaração anual com o total que faturou no ano anterior. Essa declaração é feita no Portal do Empreendedor, o site oficial do governo para o microempreendedor, e o prazo costuma ir até 31 de maio.

Com as vendas anotadas mês a mês, a declaração vira uma soma simples. E tem outra vantagem: o MEI tem um limite de faturamento por ano, e só controlando as vendas você sabe se está chegando perto dele. Para entender as regras, veja o post sobre MEI para impressão 3D.

Como começar simples e evoluir

O maior erro é querer começar do jeito perfeito e desistir na primeira semana. Comece pequeno:

1. Semana 1: só anote tudo que entra e tudo que sai, num caderno ou no celular. Nada além disso.
2. Semana 2 ou 3: comece a marcar a categoria de cada saída (material, energia, embalagem).
3. Fim do primeiro mês: some tudo e faça o resultado do mês. Veja o número.
4. A partir do segundo mês: compare com o mês anterior e comece a usar os números para decidir.

Anotar cada movimento leva menos de um minuto. Fechar o mês, com as somas por tipo e a comparação com o mês anterior, costuma levar uns 30 minutos. É pouco tempo perto do que você passa a saber sobre o próprio negócio.

Conforme o negócio cresce e o volume de anotação aumenta, a planilha ou o caderno começam a dar trabalho. Aí é hora de pensar numa ferramenta que faça parte do serviço sozinha. Mas isso é o próximo passo, não o primeiro. Comece simples.

Erros comuns no controle das contas

• Anotar só as vendas. Sem as saídas, você vê o quanto vendeu, mas não o quanto sobrou.
• Esquecer as taxas. Cada venda no cartão ou na plataforma deixa uma parte pelo caminho.
• Misturar com as contas de casa. O controle só funciona se o dinheiro do negócio estiver separado. Veja como separar o dinheiro pessoal do negócio.
• Não contar o seu pró-labore. Um mês que só fecha porque você trabalhou de graça não fechou de verdade.
• Deixar para o fim do mês. A memória esquece os gastos pequenos, e são eles que somam.
• Olhar só o saldo do banco. Saldo alto não quer dizer resultado bom.

Na mão ou com um sistema?

No fim, controlar as contas do negócio 3D dá para fazer na mão: um caderno ou uma planilha, a disciplina de anotar todo movimento e a soma no fim do mês. Funciona, é barato e é assim que muita gente começa. O trabalho é lembrar de registrar cada entrada e saída, separar por tipo e refazer as contas todo mês sem esquecer nada.

Um sistema como o Meu Sócio 3D faz parte desse controle sozinho: registra as vendas, agrupa os gastos por tipo e monta o resultado do mês em relatórios prontos, para você olhar e decidir sem refazer as contas. A página do financeiro para impressão 3D mostra como funciona. Se quiser experimentar antes de escolher, dá para testar por 7 dias grátis, sem cadastrar cartão.